چرا هر کسب و کاری به تلفن گویا نیاز دارد؟

چرا هر کسب و کاری به آن نیاز دارد؟ در دنیای پررقابت امروز، هر کسب و کاری نیاز دارد تا از ابزارهای فناوری برای بهبود خدمات و ارتقای تجربه مشتریان خود استفاده کند. یکی از این ابزارها که تاثیر بسیاری در ارتقای کیفیت و سرعت خدمات دارد، خدمات تلفن گویا یا IVR (نظام پاسخ‌گویی خودکار) است.

تلفن گویا چیست؟

تلفن گویا یک سیستم خودکار است که مشتریان می‌توانند به راحتی از طریق گوشی همراه یا ثابت به اطلاعات کلیدی دسترسی پیدا کنند، کارهای مختلفی را انجام دهند یا به بخش‌های مختلف متصل شوند.

اهمیت تلفن گویا برای کسب و کارها

1. ارتقای تجربه مشتری با تلفن گویا، مشتریان به سرعت و بدون نیاز به معطل شدن، به خدمات و اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا می‌کنند.
2. کاهش هزینه‌ها استفاده از تلفن گویا می‌تواند با کاهش نیاز به نیروی انسانی در بخش پاسخ‌گویی، منجر به صرفه‌جویی ملحوظی شود.
3. بهبود سرعت و دقت در خدمات‌رسانی سیستم تلفن گویا با امکان مسیریابی خودکار، می‌تواند مشتریان را به بخش مناسب هدایت کند، که این موجب کاهش اشتباهات و افزایش سرعت می‌شود.
4. افزایش اعتبار کسب و کار یک سیستم تلفن گویای حرفه‌ای می‌تواند تصوری مثبت از منظم بودن و حرفه‌ای بودن کسب و کارشما ایجاد کند.

کاربردهای مهم تلفن گویا

• پاسخ‌گویی به سوالات متداول
• راهنمایی و مسیریابی مشتریان
• ارایه اطلاعات بهروز و فوری
• مدیریت نوبت و رزروی خدمات

اگر دنبال راهکاری موثر برای ارتقای کسب و کارتان هستید، همین امروز نسبت به نصب یا بهینه‌سازی سیستم تلفن گویا اقدام کنید. با یک سرمایه‌گذاری کوچک، می‌توانید تاثیر بزرگی در رشد و نمود کسب و کار خود ایجاد کنید.

انواع خدماتی که تلفن گویا می‌تواند ارائه دهد!

ر جدول زیر انواع خدماتی که تلفن گویا می‌تواند ارائه دهد، آورده شده است:

نحوه پیاده‌سازی تلفن گویا در کسب‌وکارها

راه‌اندازی سیستم تلفن گویا شامل مراحل مختلفی است که در ادامه به تفصیل شرح داده می‌شود:

۱. تحلیل نیازها و هدف‌گذاری

• بررسی نیازها: مشخص کنید که سیستم تلفن گویا برای چه اهدافی استفاده خواهد شد (مانند پشتیبانی مشتری، فروش، یا اطلاع‌رسانی).
• تعداد تماس‌ها: تخمین تعداد تماس‌های ورودی و خروجی برای انتخاب تجهیزات مناسب.
• پیام‌های مورد نیاز: تعیین کنید چه پیام‌هایی (مانند خوشامدگویی یا اطلاعات تماس) باید ضبط شوند.

۲. انتخاب سرویس‌دهنده مناسب

• بررسی ارائه‌دهندگان خدمات:
  به دنبال شرکت‌هایی باشید که خدمات تلفن گویا را ارائه می‌دهند. موارد زیر را بررسی کنید:
  • کیفیت خدمات: قابلیت اطمینان و پایداری سرویس.
  • قیمت: انتخاب پلنی که با بودجه کسب‌وکار شما همخوانی داشته باشد.
  • پشتیبانی: بررسی خدمات پس از فروش و پشتیبانی فنی.
• گزینه‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری:
  بسته به نیاز خود، می‌توانید از یک سیستم مبتنی بر سخت‌افزار (PBX) یا نرم‌افزارهای ابری استفاده کنید.
  • سیستم PBX: برای کسب‌وکارهای بزرگ‌تر.
  • سیستم ابری (Cloud-based): مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط.

۳. طراحی جریان تماس (Call Flow Design)

• طراحی ساختار منو:
  مشخص کنید مشتریان چگونه در سیستم هدایت شوند. مثال:
  • «برای فروش عدد ۱ را وارد کنید.»
  • «برای پشتیبانی عدد ۲ را وارد کنید.»
• پیاده‌سازی مسیرهای تماس:
  مشخص کنید تماس‌ها به چه بخش‌هایی هدایت شوند (مانند اپراتورها، صندوق صوتی، یا پیام ضبط‌شده).

۴. ضبط پیام‌ها و تنظیمات صوتی

• ضبط پیام‌ها:
  پیام‌های خوشامدگویی و سایر اطلاعات باید به‌صورت حرفه‌ای ضبط شوند.
  • استفاده از صدای انسانی حرفه‌ای یا ابزارهای تبدیل متن به گفتار.
• کیفیت صدا:
  فایل‌های صوتی باید با فرمت‌های استاندارد (مانند WAV) و کیفیت مناسب باشند.

۵. نصب و پیکربندی تجهیزات

• نصب سخت‌افزارها (در صورت نیاز):
  شامل سرور PBX، گوشی‌های تلفن، و تجهیزات شبکه.
• تنظیم نرم‌افزار:
  وارد کردن پیام‌های صوتی، تعریف مسیرها، و اتصال خطوط تلفن به سیستم.

۶. آزمایش و بازبینی

• آزمایش کامل:
  تمام مسیرهای تماس را بررسی کنید تا مطمئن شوید که سیستم به‌درستی کار می‌کند.
• بازخورد کاربران:
  نظرات کارکنان و مشتریان را برای بهبود تجربه تماس جمع‌آوری کنید.

۷. آموزش کارکنان

• آموزش تیم:
  تیم‌های مرتبط (مانند پشتیبانی یا فروش) را درباره نحوه استفاده از سیستم آگاه کنید.

۸. نظارت و بهبود مستمر

• مانیتورینگ سیستم:
  تماس‌ها را ردیابی و عملکرد سیستم را بررسی کنید.
• به‌روزرسانی منوها:
  براساس بازخوردها، تغییرات لازم در ساختار و پیام‌ها را اعمال کنید.

نکات مهم:

• امنیت: اطمینان حاصل کنید که سیستم تلفن گویا از دسترسی غیرمجاز محافظت شده است.
• انعطاف‌پذیری: قابلیت افزودن خطوط یا امکانات جدید را در آینده در نظر بگیرید.
• پشتیبانی ۲۴/۷: یک تیم پشتیبانی مناسب برای رفع مشکلات احتمالی داشته باشید.

با اجرای صحیح این مراحل، تلفن گویا می‌تواند به ابزاری موثر برای بهبود بهره‌وری و افزایش رضایت مشتری تبدیل شود.

به نقل از ماهونیا

”  تلفن گویا یکی از ابزارهایی است که در صنعت خدمات رسانی به مشتریان مورد استفاده قرار می گیرد و بسیاری از کسب و کارها از جمله بانک ها، شرکت های بیمه، شرکت های پست، شرکت های تجارت الکترونیک، شرکت های ارائه دهنده خدمات فنی و مهندسی و … برای بهبود تلفن ivr گویا از خدمات مشتریان استفاده می کنند.

علاوه بر این، کسب و کارهایی که با مشتریان خود در ارتباط هستند و به صورت تلفنی تعامل دارند مانند خدمات پشتیبانی، خدمات پیش فروش، خدمات پس از فروش و … نیز می توانند از سیستم پیام صوتی هوشمند برای بهبود خدمات خود با افزایش امتیاز استفاده کنند. می تواند رضایت مشتری را بهبود بخشد.

تقریباً هر شغل و سازمانی که مستقیماً با مشتریان خود سروکار دارد، نیاز به ارتباط تلفنی دارد. بنابراین می توان نتیجه گرفت که اکثر کسب و کارها می توانند با استفاده از خدمات سیستم پیام صوتی هوشمند ارتباط تلفنی مشتریان با کارکنان خود را تسریع بخشند. “

سخن پایانی

در این مقابه به طور کامل در رابطه با چرا هر کسب و کاری به آن نیاز دارد صحبت کردیم. راه‌اندازی خدمات تلفن گویا و خدمات راه اندازی ویپ با شرکت ماهونیا، فرصتی استثنایی برای ارتقای سطح ارتباطات کسب‌وکار شماست. این سیستم‌ها با ارائه امکانات پیشرفته‌ای مانند مدیریت تماس‌ها، پشتیبانی مشتریان، و کاهش هزینه‌های ارتباطی، به شما کمک می‌کنند تا بهره‌وری سازمان خود را افزایش داده و تجربه‌ای حرفه‌ای و رضایت‌بخش برای مشتریانتان فراهم کنید.

با تکیه بر تخصص و پشتیبانی شرکت ماهونیا، می‌توانید به‌سادگی و با اطمینان کامل، این تکنولوژی را در سازمان خود پیاده‌سازی کرده و از مزایای بی‌شمار آن بهره‌مند شوید. مشتریان شما شایسته بهترین خدمات هستند، و ماهونیا این امکان را برای شما فراهم می‌کند.